Arbeitsschritt |
Programm |
Aktion |
Bestellung des Kunden geht ein |
Email
Zendesk
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Prüfung Machbarkeit anhand der Postleitzahl |
Versandunterlagen zusammenstellen |
Lager Briefumschläge
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- Schlüsselbrief mit vorbereiteter ID
- kleiner Umschlag für Depot
- großer Umschlag für Kunde
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Excel-Tabelle befüllen |
Excel
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Excel-Tabelle
- Neuer Eintrag und mit Daten des Kunden befüllen
- Vertragsbeginn ist 1. des Folgemonats
- Schlüsselnummer aus dem Schlüsselbrief übernehmen und Zelle ROT ausfüllen (Spalte W)
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WeClapp
Kundendaten prüfen
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WeClapp
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Prüfung, ob Kunde bereits existiert
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Bestellung aktualisieren & abschließen |
Woocommerce
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Prozess nicht mehr gültig! Arbeit nur noch mit Weclapp weiter unten in grün!
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Unter "Lexoffice Kontakt" die Kunden-Nr. dem Benutzer zuordnen (Link),
sofern nicht als Gast bestellt
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Bestellübersicht aufrufen und Rechnung Download, dann ausdrucken (Link)
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Bestellung abschließen für Übergabe an Lexoffice (Haken setzen)

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Lexoffice Kundendaten aktualisieren |
Lexoffice
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Nach Übergabe der Rechnung wurden die Kundendaten aus Woocommerce übertragen; diese sind zu kontrollieren, vor allem:
- Adresstyp: Rechnungsadresse
- Email-Adresse (privat)
- Telefonnummer (privat)
Etvas-Kunden: unter "Notizen" hinzufügen: "Etvas Kunde"
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Alternative WeClapp |
Weclapp
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Kunde aufrufen und Daten prüfen
ggf. Daten aus Bestellformurlar anpassen
- Format Telefonnummer "+49..."
- Straße, Bundesland
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Kundennummer richtig? Ggf. über "CRM | Kunden" höchste Nummer aufrufen und anschließend neue Nummer vergeben
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Kunden-Nr. ergänzen |
Excel
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Spalte C |
Kundendaten ergänzen |
Excel
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Adresse, Email, Telefon |
Lexoffice Rechnung prüfen und Serienrechnung erstellen |
Lexoffice, Excel
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- Rechnung ggf. dem richtigen Kunden zuordnen
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wenn Rechnung nicht über Woocommerce kommt:
- Beleg erstellen für Erstabrechnung
- Leistungszeitraum 1. Folgemonat plus ein Jahr
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Pos. 1 "Depot" auswählen
- "Vertragsbeginn" plus Datum in der Beschreibung ergänzen
- Pos. 2 "Einrichtungsgebühr"
- Pos. 3 löschen
- Zahlungsbedingung prüfen
- Rechnung ausdrucken, Dokument geöffnet lassen für späteres Kopieren
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Serienrechnung erstellen
- Schlüsselpate Depot einfügen
- Zahlungsziel "14 Tage" hinterlegen
- Ausführung "jährlich"
- Leistungszeitraum 1. des Folgemonats des Folgejahres
- erzeugte Rechnung als Entwurf anlegen
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Excel-Tabelle
- Vermerk Spalte D "Serienrechnung erstellt" (j/n/e für etvas)
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WeClapp |
WeClapp
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- Auftrag aufrufen und Daten kontrollieren
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Artikel prüfen und ggf. aktualisieren

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Positionen:
- Vertragsbeginn eintragen "Vertragsbeginn 01.mm.JJJJ
- Leistungszeitraum 01.mm.JJJJ bis 31.mm.JJJJ+1
- Auftragsbestätigung erzeugen
- Lieferung erstellen
ODER unter Lieferdetails: "kein Versand"; dann kein Lieferprozess notwendig
- Lieferschein erzeugen
- Versenden
- Rechnung erstellen
- Rechnungsdokumente erzeugen
- Offenen Posten erzeugen
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ggf. Banktransaktionen aktualisieren, um Vorkasse abzugleichen
- Beleg kann mit großer Wahrscheinlichkeit sofort als bezahlt markiert werden
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Vertrag erstellen
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Übersicht
- Beginndatum = 1. des Folgemonats
- Unbefristet = Ja
- Typ = Dienstleistungsvertrag
- Abweichende Adressen prüfen und ggf. anpassen / entfernen
- Kündigungsfrist = 3 Monate zum Vertragsjahresende
- Abrechnungstyp = Rechnung vor Periode
- Tag 1
- Abrechnen bis 31. aktueller Monat
- Rechnungsstatus = Neu
-
Positionen
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Schlüsselpate Depot anpassen
- Modus = periodisch
- Zyklus = jährlich
- Gültig von = Beginndatum plus 1 Jahr, z.B. 01.11.2024 Beginn = 01.11.2025 (da erste Jahresrechnung bereits erstellt)
- Einrichtungsgebühr löschen
-
Speichern
- "Nächstes Abrechnungsdatum" sollte jetzt im Folgejahr liegen
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Dokumente Starterset erstellen, Kundenordner anlegen |
Word, Sharepoint
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Briefumschläge für Versand vorbereiten |
Lager Briefumschläge, Deutsche Post Portal
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- Umschläge vorbereiten
- Anschreiben Depot und Umschlag mit ID-Nr. in kleinen braunen Umschlag
- Anschreiben Starterset, Rechnung, kleiner brauner Umschlag in großen braunen Umschlag
Deutsche Post Portal aufrufen
- Großbrief anlegen; Format Labeldrucker beachten
- Adresse Kunde aus Rechnung ergänzen
- "Großbrief 500g Standard" auswählen - kein Einschreiben!
- in Warenkorb legen
- Großbrief anlegen; Format Labeldrucker beachten
- Adresse Depot ergänzen
- Köln und südlich: GfW Bonn - Adresse NL Köln
- NRW nördlich von Köln (Essen/Duisburg): Wachdienst Stangenberg
- "Einschreiben Standard" auswählen - kein Rückschein, kein Einwurf!
- in Warenkorb legen
- Kauf abschließen und Marken herunterladen
- Download Labels öffnen
- auf Labeldrucker ausdrucken
- DYMO auswählen
- Papierformat 30256 Shipping wählen
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Sendungsnummer Standardbrief aus Label heraus kopieren (erscheint nicht in der klassischen Sendungsverfolgung)
- Deutsche Post Portal aufrufen
- "Meine Bestellungen"
- Bestellung nachverfolgen für Sendungsnummern
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Versanddaten einpflegen; Kunde wegen Versand benachrichtigen |
Zendesk
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- neuer Tab Zendesk Support
- Makro "START 0" ausführen und eingeben:
- Sendungsnummer Kunde
- Sendungsnummer Depot
- Datum Starterset (Versanddatum)
- Datum Vertragsbeginn (1. des Folgemonats)
- Ticket speichern (z.B. Neu)
- Makro "START 1 Versand Post-ID" ausführen und Daten im Formular eingeben
- Ticket speichern (Offen)
- Ticket neu öffnen
- Makro "START 2" als öffentliche Antwort
- bekannte Daten aus der Anforderung löschen (z.B. Telefonnummer)
- als "wartend" speichern
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Depot Brief ankündigen |
Zendesk
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- Makro "Start 4" ausführen (Ankündigung Depot)
- Schlüssel ID
- Sendungsnummer
- Versand erwartet innerhalb X Tage
- Hinweis zum Lagerort (BAVADO+GfW: PLZ)
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Kundenliste aktualisieren |
Excel
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R = Vertragsbeginn AA = Depot; Spalten AC und AD befüllen automatisch AH = Starterset
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Bearbeitung Sequrix
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Datensatz Schlüsselpate erstellen |
Sequrix
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- Login als "schluesselpate"
- Kunden | Kunden hinzufügen
- Kundenname (Name, Vorname)
- Kunden-Nr. (Lexoffice)
- Region = Depot? (derzeit nur Region = Deutschland) => Zuordnung später über GfW-Klient?
- Kontaktinformationen (Email, Telefon)
- Besuchsadresse = Lieferadresse
- ggf. alternative Adresse unter Anschrift und Rechnungsadresse (Haken Besuchsadresse raus)
- Objekte | Objekt hinzufügen
- Code = Kunden-Nr.
- Name, Vorname
- Telefonnummer Kunde
- (Rückmeldecode = Schlüssel ID) Problem: offen beim Sub einsehbar
- Merkmal = Schlüsselzuführung
- Adressdaten eingeben
- ?Rufnummer eintragen? oder bei Kunde?
- Region = Deutschland
- SPEICHERN
- Schlüssel hinzufügen
- Schlüsselart = "Schlüsselbrief"
- Seriennummer = Schlüssel-ID
-
Notfallkontakte für Berechtigte verwenden
- Geburtsdatum / ort unter "Anmerkungen"
- ?Besonderheiten als Dienstanweisung zum Objekt?
- Auftrag hinzufügen
- Kunde auswählen
- Von / gültig ab = Vertragsbeginn
- Name, z.B. "Kunden-Nr. + Schlüsseleinlagerung"
- Status "Aktiv"
- SPEICHERN
- Auftragsabschnitt anlegen
- Name "Kunden-Nr. + Schlüsseleinlagerung"
- Aktivität = Schlüsselzuführung
- gültig ab = Vertragsbeginn
- Status = Aktiv
- Max. Anrückzeit = 60 Min Standard
- SPEICHERN
- Objekt verbinden über Suche "Code = Kunden-Nr."
- auswählen
- SPEICHERN
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Excel
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X = Depot Sequrix angelegt AG = Status Einlagerung = "Starterset" AI = Ankunft Depot
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Nach Einlagerung im Depot und Erhalt personenbezogener Daten
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Datensatz Schlüsselpate ergänzen |
Sequrix
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- Auftragsabschnitt auswählen, z.B. über Objekt
- Objekt auswählen
- Objekt auslagern

- Subunternehmer auswählen
- Startdatum/gültig ab = Vertragsbeginn
- Auswahl Objektinformationen komplett
- versenden
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Datensatz GfWachdienst erstellen |
Sequrix, Excel
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- Login als "gfwachdienst"
- Hub auswählen (evtl. nicht bei allen verfügbar)
- "Erhaltene Anfragen/Aufträge" prüfen auf Status = Neu
- Auftrag auswählen
- Aktivität und Region auswählen
- Code für das Objekt "SP+Code", z.B. "SP12345"
- Akzeptieren
- Excel-Tabelle Spalten AB ausfüllen ("ja" und grün füllen)
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Kommunikation Erledigung an Kunde
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Zendesk
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- Ticket Willkommen öffnen
- Makro START 3 ausführen und Datum Einlagerung ergänzen
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Objektordner verschieben |
Sharepoint / Explorer
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- Ordner aus Neukunden verschieben in Hauptordner
- bei GfW-Objekten ggf. Einlagerungsbeleg ablegen (Link)
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Kundenliste vervollständigen |
Excel
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- W = Schlüssel = GRÜN
- AG = Status Eingelagert = "eingelagert"
- AI = Datum Einlagerung
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